规章制度
山西国际商务职业学院档案管理办法
信息来源:山西国际商务职业学院->院长办公室 发布日期:2008-03-17 浏览次数:273
 

第一章        

第—条  为了加强学院档案管理工作,充分发挥档案在教学、科研和管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、“高等学校档案实体分类法与档案工作规范”,结合我院实际情况制定本办法。

第二条  学院档案是指在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中,直接形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。

第三条  学院档案是全院师生员工劳动智慧的结晶,是各项工作的真实记录,是重要的信息资源,是历史的凭证。

第四条  学院档案工作是办好学院的重要基础工作之一,是各项管理工作的重要组成部分。

第二章  管理体制

第五条  学院档案工作接受教育部、国家档案局、山西省教育厅、山西省档案局的业务指导、监督和检查。学院成立以院长为主任委员的档案工作委员会,对全院档案工作的重大问题进行讨论和审议。档案室由一名副院长分管,挂靠院长办公室,人事档案业务上由人事处指导。

第六条   档案室的主要任务是:

. 贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法令、条例和办法,制定学院档案工作规划、管理制度和实施细则;

. 负责对各单位的档案工作进行监督、检查和指导。组织各单位专、兼职档案人员的业务学习和培训;

. 负责学院各类档案的接收(征集)、整理、分类、保管、统计、鉴定等工作,编制检索工具和参考资料,提供档案信息,为学院各项工作和社会服务;

. 参加重大科研成果、新产品试制鉴定和基建工程竣工验收及重要仪器设备开箱验收等工作;

. 参加学院史料的编研工作;

. 执行保密制度,确保档案的安全;

. 开展档案宣传和咨询活动;

. 开展档案学术研究和交流活动。

第七条  为了妥善保管和便于利用档案,各处级单位必须有一名负责人分管档案工作,并指定一名文书处理人员兼职从事档案工作,负责本单位档案的收集、整理和移交工作。

第三章  文件材料的形成和归档

第八条  各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。文书处理人员应按工作程序,进行文件材料的形成、积累。工作结束时按归档要求,按时整理立卷归档。上报科研成果、验收基建工程、鉴定试制定型的新产品时,必须有档案室提供的档案材料归档证明后,方可进行。

第九条  对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体材料,必须按照规定及时归档。

对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,档案室通过征集代管等形式进行管理。提倡个人向档案室捐赠档案,并对重大捐赠的个人予以奖励。

第十条  综合档案归档范围

. 党群管理类

党委各部()、纪委、工会、团委等系统在工作活动中形成的会议文件、记录、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。

. 行政管理类

各系部、行政各处()等在工作活动中形成的会议记录、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。

. 教学类

在教学管理、实践、研究等活动中形成的文字、图表、声像等文件材料,按国家教育部、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(87)教办字016)执行。

. 科学研究类

1. 上级下达、外协、自选等各类科研项目中形成的全部文件材料;经批准中断和取得负结果的科研项目所形成的具有保存价值的文件材料。

2. 在国内外刊物上发表的论文,学术会议上交流的论文,研究报告的手稿和印本。

3. 参加科研成果展览会的展品目录、说明、照片、底片、声像和有关文件材料。

4. 科研工作中形成的管理文件材料等。

. 产品生产类

学院自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的全部文件材料、样品或照片、录像等。

. 基本建设类

1. 基建工程归档文件材料,按照国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 (国档发 [1988] 4) 执行。重点应放在具有法律凭证作用的文件、地质、水文资料,隐蔽工程施工、验收记录、竣工图、设计与施工等重要原始文件材料。

2. 房屋普查、登记、统计、总结等文件材料。

. 仪器设备类

各种国产和国外引进的精密、稀缺、贵重仪器设备(价值在十万元以上)的全套随机技术文件以及在验收、维修和改进工作中形成的重要文件材料。

. 出版物类

学院编辑出版的校刊、学术刊物和主编、主审的出版物审稿单、样本及出版发行记录等。

. 财会类

会计报表、帐薄、凭证等文件材料,按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财预字[84]85)执行。

. 外事类

出席国际学术会议,出国考察、讲学、进修、合作研究等活动的计划、总结、手稿、论文(中、外文打印稿)、报告、重要原始数据、取得的学位、名誉职务证书(复制件)、照片等有关文件材料。

聘请来校讲学和合作研究的外籍、港澳专家学者,在教学、科研和其他活动中形成的计划、总结、报告、论文、讲稿、照片、录音带,专家的简历、护照(复制件)等文件材料,授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的证书(复制件)、录音、录像带等有关材料。

十一. 声像档案

反映学院重大活动和历史发展,具有保存价值的各种声像载体。

十二. 人物档案

学院副高级职称以上人员和名誉教授、兼职教授及对学院做出突出贡献的其它教职工在教学、科研、管理工作和社会活动中形成的学术论著、荣誉证件、生平事迹等各种载体的有关文件材料。

十三. 实物档案

凡属反映本院荣誉的国际、国内获得的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。

第十一条  人事档案归档范围

学院在干部、职工人事工作中形成的各类人员登记表、自传、鉴定、考核、考察、学历、专业技术职务评审、政治历史审查、入党、入团、奖励处分、录用、任免、转业、工资、退休及其它材料。

第十二条  归档要求

. 实行由文件材料形成单位、课题组立卷并统一归档的制度。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理组卷,编写页号或件号,填写卷内目录,卷内说明,案卷标题,注明密级和保管期限。

. 归档文件材料应格式统一,质地优良,书写工整,声像清晰,符合归档规范和标准,禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等字迹不牢固的工具书写。

. 文件材料整理立卷后,由立卷部门直接向档案室移交归档,科研课题档案实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。

. 凡由几个单位合作完成的项目,由主持单位立卷归档保存一套完整的档案,协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本外,将副本送主持单位保存。

第十三条  归档时间

. 党政部门和按年度归档的单位,在次年六月底前归档结束。

. 教学部门和按学年归档的单位,在次学年寒假前归档。

. 科研、基建等单位,在项目完成后两个月内归档。

. 仪器设备在开箱验收后将随机技术文件归档。

第四章  档案管理

第十四条  档案室接收档案时,要依据移交清单仔细核对,按照规定的分类编号方法,进行统一分类、登记、编目、排列。

第十五条  按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定,密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡属绝密级档案采取单独登记、保管。对一定时期内不宜公开交流的专利档案材料,亦按绝密档案管理。