规章制度
山西国际商务职业学院收发文制度(暂行)
信息来源:山西国际商务职业学院->院长办公室 发布日期:2008-03-17 浏览次数:291

  为使我院公文处理工作更加规范化、制度化、科学化,根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》,结合我院实际情况,特制定以下制度,望各部门今后遵照执行。

  

收  文  制  度



  一、文件接收

  学院所有文件由院长办公室工作人员统一签收登记,属于个人的信函,一律交收件人本人,其它信件分以下两步骤进行:

  (一)签收清点:接到文件后认真核对编号、密级、件数,同时录入档案登记簿。对院领导和部门人员开会或出差带回的文件,要当面核对清点后,予以接收,同时录入档案登记簿,如不符合要求,应查明原因,再行接收。

  (二)编号登记:对接收文件要按来文种类进行分类,以年为单位进行编号登记,同时写清来文单位、来文字号、收文时间以及来文名称,方便日后查找。在录入《收发文登记簿》后,开始填写文件传阅单,并收集整理好所收文件进行呈报。

  二、文件办理

  文件办理过程参照国家公文管理规定中收发文管理制度要求,同时根据学院具体情况,分以下四部分:

  (一)呈报:将登记填写好的文件及传阅单放入文件夹内送院领导批阅。呈报之前,针对上级来文如何贯彻、下级请示问题如何解决要有一个具体处理意见,并用简单明确的语言将处理方案写明,供领导决策参考。

  (二)传阅:公文登记后,转交领导传阅,传阅流程是:先送第一应阅人,第一应阅人审阅后,再送第二应阅人,依次传阅。应阅人相互之间不横传文件,均由秘书人员采用一送一退的办法直接传阅。传阅文件以人均一天为基数,急件急办。

  (三)分发:如文件需相关部门办理,则由秘书人员按领导批示将复印件送交有关部门阅办,原文存档。收文部门按文件要求进行办理,急件急办。秘书人员在分送文件过程中,需由收文领导或该部门相关人员履行签字手续,同时,不得任意扩大和缩小收文范围,不得延误文件时效。

  (四)催办:各部门实行公文催办制度,负责办理公文的人员,对经手处理的公文,应事事有下文,件件有落实,催办有结果,转办要及时,防止积压误事。同时对分发各有关部门的文件,要履行登记手续,对文件中规定要向上级报送贯彻情况的要定期催办。

  

发  文  制  度



  学院各处室在履行处室职责的情况下,可自行发文,但所发文件必须由院领导或分管院领导逐级审批签字后,方可行文,否则按无效行文,不予执行。根据学院具体情况,学院各处室行文,具体分以下两种:

  一、发放红头文件

  1、发文部门经办人拟稿,同时认真填写发文卡,拟稿时需认真谨慎,注意查询是否与其它部门所发文件有冲突,如有,则需相关处室负责人协商解决后,方可行文;

  2、部门负责人审核、签字。部门负责人在拟定稿基础上进行审核,并提出书面修改意见,如无意见,则转交分管院领导处审阅、签字(重要文件可转承院长审阅);

  3、文件经分管院领导审阅签字后,送交院长办公室登记、编号,并在文印室领取文头纸,印发;印发完成,经院长办公室盖章,留存发文原稿和正文后,即可分发至各相关部门。

  二、各部门内部发放文件

  1、与发红头文件相同:发文部门经办人拟稿,同时认真填写发文卡,拟稿时需认真谨慎,注意查询是否与其它部门所发文件有冲突,如有,则需相关部门负责人协商解决后,方可行文;

  2、处室负责人审核、签字,处室负责人在拟定稿基础上进行审核,并提出书面修改意见,如无意见,则转交分管院领导处审阅、签字(重要文件可转承院长审阅);

  3、文件经分管院领导审阅签字后,方可交文印室印发;印发完成经相关部门内部盖章后,即可分发至相关部门执行。

  收发文注意事项

  1、行文应当确有必要,注重实效;

  2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告;

  3、涉及全院行政工作,需要向上级请示、报告,或者需要向全院各部门发布指示性、周知性等公文,由学院行文;

  4、属于各部门职权范围内的具体问题,经院领导授权,由各部门自行行文,下发的重要行文,应当同时抄送主管上级部门;

  5、学院各部门拟制公文,对涉及其它部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文,如有分歧,主办部门负责人应出面协调,仍不能取得一致,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请学院协调或裁定。

  

二〇〇七年十二月十七日